在2018年的夏天，SweetTree家庭护理服务走到了抉择路口。在梦想落地的过程中，我们最重要的一个举措就是升级了会计软件。现在的会计系统是否对于公司来说已经足够？我们是否需要转变另外一个新的方向？这篇文章主要回顾了我们在上新系统的整个过程中所遇到的问题和挑战，希望有幸读到它的财务精英和领袖们，以后在进行会计系统升级的过程中，能够吸取我们的经验和教训，避免相同的问题再次发生。这篇案例研究的主要目的，也是为了帮助其他的财务领导人和决策者，能够通过类似的技术投资来指导他们的业务。本文重点介绍了我们使用的供应商，以及当在推动类似的项目时，我们与不同供应商合作过程中所遇到的经验和教训。

如何选择会计软件？

2018年7月我们的项目正式启动，那时，我们对现有的会计软件进行了评估，审查它是否能够推动我们的业务到达下一个增长点，能否提高我们的客户服务质量，支持SweetTree Connect这个新的业务——一个基于和家庭护理服务完全不一样的业务模式。那时我们倾向于基于云的解决方案，因为它不仅能够让我们的员工通过远程网络轻松访问，还能提供更加全面和完善的财务报告来支持我们做出商业决策。当我们考虑到业务增长和运营效率的目标时，我们项目团队意识到我们需要升级我们现有的会计软件包或者重建一个全新的会计软件。在我们公司，财务是一个非常核心和关键的功能部门。

因此，我们需要一个财务软件解决方案，它可以随我们一起发展，并能够给我们自主的空间和灵活性来管理不同的业务模式，比如SweetTree Connect。我们最终考虑了五种会计解决方案，其中一种方案来自我们现有的供应商。对我们来说，选择合适的解决方案是非常富有挑战的，市场上其实有很多小型会计系统已经能满足我们那时的需求了，但是它们不能证明，从长远角度来看，它们能够扩展自身的程序来支持我们SweetTree的业务多样化和期望的增长。另外一个决定因素是我们团队当中的成员人数。在项目开始之前，已经有一个人离开了，我们的研究表明，从长远来看，这个系统将为团队节省足够的时间，因为它不需要我们再去另外招人来填补这个职位的空缺。从短期而言，我们团队将面临完成项目任务以及履行现有运营职责的挑战。

在评估五个会计平台时，我们权衡了以下预期的收益：

1、强大的报告功能，包括灵活地对财务信息进行拆分和分类，从而为制定关键业务决策提供洞察力

2、简化减少非增值活动流程，如文件归档、电子表格对帐和手工收集逾期付款

3、通过工作流审批级别加强财务控制，提供完整的审计跟踪

4、支持业务不断增长和流程实时调整的能力

5、对所有供应商和客户互动对接进行审计跟踪

6、有机会通过进一步的模块集成扩展端到端流程

7、完全基于云的解决方案，释放了服务器存储的容量

8、能将SweetTree家庭护理服务的发票从我们现在的日程运营系统调入新的系统，使我们能够将财务交易统一记录在一个地方，来方便我们债务的收集和管理。
 

在仔细考虑了五种会计系统后，我们选择了Oracle NetSuite。虽然价格高于我们现有的系统，但NetSuite为简化的自动化流程和对SweetTree Connect的支持带来了可量化的当前和未来收益。此外，我们不需要花时间再去升级我们原有的旧系统，也避免了我们花时间再去处理旧系统会带来的问题。

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